企業には、その規模に関係なく膨大な記録が蓄積されています。事業を継続していれば、年間365日休むことなく何らかの情報が入ってきます。それが記録として認識されていない事でも、現在は社内のPCやFAXや郵送で何かが入ってきており、それらを分類し「記録」と定義すれば、その量は膨大な数になります。
記録の管理
大切なのは、それらの情報を「誰が」「いつ」「どのように」記録として保管するか。これが、企業にとっての大切な財産なのです。管理してこその記録です。
情報が氾濫する時代だからこそ、入手した情報を「記録」として集計し、その記録を分析しすることで、未来への重要なヒントを探すことができるのです。
利用しての記録の価値
そのように、利用するから「記録」なのです。もし、昔の上司から言われたデーターを記録し、その記録が何か利用していなければ、その記録の必要性の有無を検証し、記録自体を無くす。と言う判断も必要です。
今まで、言われてきたとおりに取り続け、その記録も箱一杯になり倉庫に積まれているものの、見たいと思ってもどこにあるかも分からない。そんな状態になっていませんか？
記録の更新
記録は、日々更新されるものです。しかし、過去のデーターと比較して、意味がある事も多いのです。過去の記録をとるだけにしないで、収集し、集計して、次のステップへの分析材料に活用して下さい。
何もしないのであれば、記録どりそのものをやめてください。紙も時間も無駄ですから。